Digitalización de documentos en Bogotá.
¿Qué es la Digitalización de documentos?
La Digitalización de documentos es un proceso en el cual se transforman los documentos que se encuentran impresos para convertirlos posteriormente en imágenes guardadas en archivos electrónicos.
Por esta razón un archivo digital facilita la ubicación de su información con un acceso rápido y sencillo, así podrá verificar de inmediato el dato que requiere.
Beneficios de la Digitalización de documentos.
- El archivo digitalizado se puede compartir a través de las herramientas de comunicación electrónica existentes actualmente.
- Mejora su productividad al simplificar la búsqueda de los documentos a través de la obtención de resultados inmediatos.
- Se elimina el riesgo de pérdida de información con la creación de distintas copias de seguridad o backups.
- Se descentraliza la información al estar guardada en archivos digitales, de este modo pueden acceder a ella varios usuarios de forma remota y simultánea desde distintos lugares.
- Permite tener control de acceso a sus documentos dado que mejora la seguridad de éstos al incorporar claves y permisos que definan quiénes pueden tener acceso a la información.
- A diferencia del papel, las imágenes no pierden nitidez ni se dañan con el paso del tiempo.
- Se pueden imprimir en cualquier momento siendo copias controladas y exactas del original.
- Permite aprovechar el espacio hasta entonces ocupado por el documento físico.
- Contribuye y promueve el cuidado del medio ambiente como consecuencia del reciclaje de éste papel.
Digitalización de documentos para su empresa.
¿Por dónde comenzar?
Definir el mismo punto de partida en todas las empresas es complejo ya que cada una tiene distintas características dependiendo de su tamaño y de los productos o servicios que ofrezca.
Al mismo tiempo estamos seguros que convertir los archivos a formato electrónico, hará que toda organización que implemente la Digitalización documental, tenga como resultado mejoras sustanciales en su desempeño.
Podemos citar algunas como:
- Automatización de sus procesos.
- Aprovechamiento del espacio que en este momento ocupa su archivo físico.
- Mayor facilidad en la comunicación interna y externa.
- Ahorro de tiempo y dinero al hacer más rápido sus consultas.
- Y partiendo de ello, poder usar las diversas herramientas tecnológicas disponibles hoy en día y en el futuro.