¿Quiénes somos? Los aliados para su información documentada.
Historia de JP Digital Services
Información documentada mantenida en físico (papel)
JP Digital Services nace como un taller de encuadernación finalizando el año 2000.
Este oficio lo aprende su fundador al haber cursado su bachillerato en el colegio Salesiano Instituto Técnico Industrial Centro Don Bosco de la ciudad de Bogotá.
Con los años este taller crece y debido a la incursión cada vez más presente de la tecnología, va dando pasos para convertirse en una empresa que en la actualidad centra sus actividades en la Digitalización de documentos.
Información documentada conservada digitalmente
A partir del año 2017 JP Digital Services es una empresa legalmente constituida y desde esta fecha desarrolla para sus clientes soluciones en programas de gestión documental.
Nuestra finalidad es facilitar a nuestros clientes el acceso a su información de manera práctica y sencilla en formato de última generación.
La Digitalización de documentos permite llegar a sus registros mediante el uso de dispositivos tecnológicos que son parte de la cotidianidad, lo que puede convertirla en un aliado de su información documentada.
¿Para quiénes trabajamos?
Empresas con documentos archivados tradicionalmente.
JP Digital Services trabaja con empresas que usan espacios en sus instalaciones para guardar sus archivos físicos, algunas tienen que recurrir a la tercerización del almacenamiento de documentación ya que no cuentan con un sitio para mantenerlos.
En ambas circunstancias hay que dirigirse a este lugar para hallar el documento manualmente y como consecuencia de esto, ponerse en la tarea de limpiar estantes llenos de polvo, mover cajas de archivo para buscar dentro de ellas y además escudriñar dentro de las carpetas o libros empastados.
Los mayores costos de su información documental: Tiempo y espacio.
Nuestros clientes gastan tiempo valioso para encontrar la información que estan necesitando, desperdician tiempo y dinero manteniendo su archivo en papel.
Gracias a JP Digital Services toda esta información pasa de ocupar un espacio físico a uno virtual.
Información documentada de manera virtual.
Ahora se puede emplear la Digitalización de documentos que hizo su aparición a finales del siglo XX, ella convierte un documento impreso en una imagen digital.
Gracias a la evolución que ha tenido la tecnología, consultamos los archivos usando distintos dispositivos de comunicación, facilitando el acceso y distribución de la información.
¿Quiere saber más?
Nuestra filosofía organizacional
Actualmente.
JP Digital Services es una empresa dedicada a la administración de información documental.
Partimos desde el documento impreso y encontramos en él valor hacia el mañana.
Sabemos de la importancia de preservar sus registros como soporte de validación, entendemos las necesidades porvenir de nuestros clientes.
Prevemos que los mismos deban consultarse ante imprevistos, los cuales requieren de verificar su información como apoyo probatorio.
Hacia el futuro...
Nos proyectamos como un aliado estratégico para las empresas que requieren de gestión documental estructurada.
Que gracias a nosotros mejoren sus procesos internos y encuentren en nuestros servicios eficacia y rapidez.
Queremos facilitar la consulta y gestión de su información.
Nos apoyamos siempre en la tecnología como un baluarte, generando confianza en nuestros clientes ante los constantes cambios y desafíos de un mundo que cada vez es más globalizado.
Se puede mantener la información documentada digitalmente teniendo o no un sistema de gestión.
Recomendaciones respecto a los documentos.
- Independientemente de cual sea el sistema de gestión que tenga implementado en su empresa, mantener su información documentada bien organizada es fundamental para su correcto funcionamiento.
- En procesos de auditoría le permitirá evidenciar el cumplimiento a los requisitos normativos y legales cuando así lo necesiten.
- Recuerde que usted debe conservar la información documentada que requiera su sistema de gestión y los documentos que ustedes como organización determinen indispensables para la eficacia del mismo.
- El tamaño de la información documental para su sistema de gestión variará dependiendo de los procesos, tipo de actividad y los servicios o productos que su empresa desempeñe.
Creación y actualización documental en su sistema de gestión.
- En la creación de documentos la empresa es la que establece la manera de identificarlos ( normalmente mediante un código) y la emisión de estos puede ser en físico o magnético.
Control de la información documentada al implementar las distintas normas en su empresa.
- La información documentada debe mantenerse disponible y ser apta para su uso cuando y donde lo necesite.
- De igual manera debe estar protegida y evitar así su uso inadecuado, la pérdida de su integridad o confidencialidad.
- Debe mantener bajo control sus documentos, asegurando correctos procesos de almacenamiento y preservación (sin perder legibilidad), adecuada distribución y acceso a su información.